La discusión sobre el futuro de la educación suele concentrarse en la inteligencia artificial, las nuevas herramientas digitales y la manera en que estas tecnologías están llegando a las aulas. Sin embargo, detrás de ese debate existe otro problema menos visible para las familias y los estudiantes: la forma en que los colegios administran su operación diaria.

Un informe elaborado por la fintech mattilda, especializada en soluciones financieras para instituciones educativas, advierte que cerca de dos de cada tres colegios privados en Colombia trabajan actualmente con plataformas que no están integradas entre sí. Esta situación obliga a los equipos administrativos a repetir procesos y dificulta que los directivos tengan una visión completa de lo que ocurre dentro de sus instituciones.

El estudio, denominado “El cambio que viene”, señala además que el 85 % de los colegios debe duplicar tareas administrativas. Para las instituciones, esto significa destinar tiempo y recursos a procesos operativos que podrían gestionarse de manera más eficiente, mientras se reducen las horas disponibles para la planeación, el acompañamiento a la comunidad educativa y el desarrollo de nuevos proyectos.

El panorama aparece en un momento en el que el sector privado muestra señales positivas. Según el mismo informe, el 47,2 % de los colegios privados aumentó su matrícula durante el último año, mientras que el 95,9 % de los directivos consultados considera que su institución estará en una mejor situación durante los próximos cinco años.

Ese crecimiento también plantea nuevas exigencias. Más estudiantes significan mayores necesidades de organización, seguimiento financiero, comunicación con las familias y coordinación de los procesos académicos.

José David Tena Gascón, Chief Revenue Officer de mattilda, considera que la transformación digital de los colegios no debería limitarse a las herramientas que utilizan los estudiantes en el salón de clases.

Según explicó, cuando la información de una institución está integrada y los procesos internos funcionan de manera más eficiente, los equipos directivos pueden reducir el tiempo dedicado a tareas operativas y concentrarse más en las decisiones relacionadas con el proyecto educativo.

Uno de los problemas identificados está precisamente en la fragmentación de la información. Procesos como el pago de pensiones, el seguimiento de cartera, la información académica, las comunicaciones con las familias y otros procedimientos operativos pueden manejarse desde sistemas diferentes.

Cuando estas herramientas no se comunican entre sí, obtener información completa requiere más tiempo y, en algunos casos, repetir tareas que ya habían sido realizadas en otro sistema.

El desafío, por tanto, no consiste solamente en comprar más tecnología. El reto está en conseguir que las herramientas utilizadas por los colegios trabajen de manera conectada y que los datos disponibles sirvan realmente para tomar decisiones.

Esto adquiere mayor importancia en un sector que debe enfrentar al mismo tiempo cambios en la matrícula, nuevas necesidades de las familias y presiones sobre sus finanzas.

En esa dirección, mattilda viene ampliando su oferta tecnológica para instituciones educativas en América Latina. La compañía anunció la integración de Algebraix, plataforma de gestión académica con presencia en México, cuya llegada a Colombia está prevista para finales de 2026.

La apuesta busca conectar diferentes áreas de la operación de los colegios y avanzar hacia una gestión en la que los procesos financieros, administrativos y académicos puedan trabajar de manera articulada.

La transformación educativa, entonces, no solamente está ocurriendo frente al tablero o a través de herramientas de inteligencia artificial. También está pasando detrás de las oficinas administrativas, donde los colegios necesitan organizar mejor sus datos, reducir reprocesos y contar con información que les permita responder con mayor rapidez.

Para las instituciones privadas, modernizar esa parte de la operación puede convertirse en una condición importante para sostener el crecimiento y dedicar más esfuerzos a lo que finalmente constituye su principal propósito: la formación de sus estudiantes.