La Secretaría de Hacienda Distrital presentó al Archivo General de la Alcaldía de Cartagena su protocolo de bioseguridad para la gestión documental durante el periodo de pandemia, como respuesta a la circular externa 001 emitida por el Archivo General de la Nación, que busca establecer lineamientos frente a la gestión de las comunicaciones oficiales durante la emergencia decretada por la Presidencia de la República, a través del Decreto 417 del 17 de marzo de 2020, para la salvaguarda y conservación de los documentos que se producen y gestionan en la entidad, mientras dura la emergencia.

Las medidas al interior de los tres espacios físicos que almacenan documentos de la Secretaría de Hacienda distrital incluyen el uso de Elementos de Protección Personal para funcionarios, desinfección de zonas de trabajo y nuevas medidas para la atención de usuarios. Los protocolos establecidos por el Archivo de Hacienda, incluyen que la consulta de la documentación se realice en forma digital, y solo en caso de ser estrictamente necesario el documento físico, se autorizará la salida de estos, aplicando estrictas medidas de bioseguridad socializadas con todo los funcionarios de la secretaría, al tiempo que se implementarán zonas de aislamiento para recibir los documentos cuando sean devueltos. Allí deberán permanecer en cuarentena por 7 días para luego volver a sus lugares de almacenamiento. Todas estas medidas buscan evitar la propagación del Covid – 19 entre funcionarios públicos, contratistas y usuarios en general, teniendo en cuenta que superficies como el papel y el cartón pueden albergar el virus con poder infeccioso por varios días.

Para Dewin Pérez Fuente, como Secretario De Hacienda, es prioridad que el archivo de la entidad esté bien protegido, garantizando la transparencia de cada proceso que se adelante, al tiempo que propicie condiciones de bioseguridad para sus funcionarios y ciudadanía interesada. “Esta es una apuesta por la transparencia y la vida. Nuestros archivos se ponen en concordancia con las nuevas realidades y necesidades de la administración pública y la ciudadanía en general. Seguiremos trabajando ahora por la integración de todos los archivos en un solo espacio físico, permitiendo mayor control y acceso a la información que allí reposa”, concluyó el líder de la Hacienda Distrital.

Esta apuesta es considerada por Norma Román Leygues, como Directora Administrativa Del Archivo General de la Alcaldía de Cartagena, como un avance importante de la entidad en la gestión de archivos. “El ejercicio ha sido tan bueno que vamos a adoptar algunos de los componentes de su protocolo, y lo vamos a generalizar para toda la alcaldía de Cartagena, haciendo algunos ajustes puntuales”. Para la funcionaria, ha sido valioso el aporte de la Secretaría de Hacienda y su equipo de trabajo en la adopción de todo el lineamiento del Archivo General de la Nación, en el marco de la pandemia de la Covid-19.