En un país donde miles de personas, tanto empleados como independientes, deben presentar informes fiscales ante la DIAN, es imprescindible adaptarse a las nuevas medidas que incluyen la presentación de un informe fiscal y el pago de impuestos sobre la renta. En medio de esta realidad cotidiana, Colombia está experimentando una verdadera transformación digital, donde gran parte de los procesos de recaudo fiscal se realizan mediante comprobantes electrónicos.
“Estos comprobantes facilitan los procesos, otorgan transparencia, inmediatez y, por ende, todos los establecimientos comerciales del país deben cumplir con la normativa establecida por la entidad y contar con una plataforma de facturación electrónica que impulse todo un esquema circular de facturación.”, explica Caren Contreras, gerente de marca y experiencia de Facturatech; en este contexto, es crucial reconocer el papel y la importancia del Buzón Tributario tanto para empresas como para personas naturales, en aras contribuir a la transformación digital y procesos de recaudo fiscal en Colombia. El Buzón Tributario es un portal similar a un buzón de correo electrónico que actúa como receptor de facturas emitidas electrónicamente a nombre del comprador.
Este buzón se asocia al número de identificación tributaria (NIT) del comprador, así como a su correo electrónico. De esta manera, para efectos fiscales, el comprador debe asociar estos mismos identificadores a su Registro Único Tributario (RUT) en el portal de la Dian. “Esto permite que, en el momento en que se emita una factura a su nombre, la entidad pueda identificarla bajo su NIT o número de identificación y realizar la verificación y/ verificación de dicho documento. De esta manera, la declaración de renta del contribuyente reflejará claramente sus ingresos y egresos, respaldados por facturas totalmente legales y que cumplen con todos los requisitos requeridos por la ley.”, añade Contreras.
Cabe destacar que, si bien cualquier buzón de correo electrónico podría cumplir la función de un buzón tributario para las personas naturales, es necesario comprender que, a pesar de los esfuerzos del país por sumarse a la transformación y de los esfuerzos de la Dian para que todos los empresarios, comerciantes e inversionistas facturen electrónicamente, la realidad es diferente. Aunque se espera que 7 millones de contribuyentes facturen electrónicamente, la cifra actual de cumplimiento de la norma es de solo 1.2 millones. Por lo tanto, es probable que las personas naturales deban exigir facturas electrónicas y también implementar el uso de un buzón tributario más específico, profesional y calificado, para garantizar que las facturas que reciben por la compra de bienes o servicios sean legales y cumplan con los requisitos establecidos.
Contreras explica que a pesar de la información proporcionada por la entidad fiscal y las marcas que prestan servicios para el ecosistema de documentos electrónicos, todavía existen quienes creen que escanear o digitalizar una factura de un talonario físico constituye una factura electrónica. Estas personas luego envían por correo electrónico la factura de venta a sus compradores, sin conocer completamente los requisitos que debe cumplir una factura válida. Esto deja al comprador en una posición difícil, ya que su compra no puede ser incluida en su declaración al no contar con una factura legal emitida desde la plataforma de un proveedor tecnológico formal, sin una firma y un certificado digital, y sin haber sido procesada exitosamente por la DIAN..
Ante esta situación, existen empresas especializadas como es el caso de Facturatech, que han puesto a disposición de personas naturales y jurídicas un completo buzón tributario. Este buzón cuenta con capacidad de análisis y procesamiento de datos para verificar la legalidad de las facturas, contrastando detalladamente la información que deben contener, las firmas y los certificados que las acreditan ante la DIAN, y las clasifica de forma ordenada. De esta manera, queda claro para el comprador que la factura cumple con los requisitos establecidos, es legal y puede ser utilizada para presentar su declaración de renta de manera adecuada.
